Lo stoccaggio di un archivio, completo o parziale, consiste nell’archiviazione fisica dei documenti presso depositi terzi, la cui conservazione è prevista sia per ottemperare alle normative imposte dalla legge quando essa ne richiede la custodia obbligatoria nel tempo, sia per specifiche esigenze di spazio o di riorganizzazione del cliente. In ogni caso tale servizio è oggi sempre più diffuso, poiché permette alle aziende di abbattere inutili costi di gestione dei loro archivi.
Nello svolgimento di questa attività, Datadisc.it rende disponibili diverse opzioni, che possiamo tradurre nei seguenti vantaggi:
- ritiro gratuito del materiale presso il cliente;
- riordino del materiale;
- catalogazione e classificazione;
- scarto di archivio;
- archiviazione definitiva su scaffalatura idonea e a norma di legge;
- ricerca dell’unità documentale archiviata in base alle specifiche richieste del cliente (es. singolo foglio o intero faldone);
- stampa del documento;
- trasmissione telematica di copia dei documenti richiesti in qualunque istante dal cliente;
- consegna in originale dei documenti qualora il cliente ne abbia necessità entro le 24 ore, con opzione di “urgenza” e pertanto consegna immediata.
Il prima e il dopo a confronto
Il patrimonio documentale del cliente viene dunque gestito nel rispetto della normativa vigente in materia di conservazione, di tutela del bene cartaceo, e della privacy. Il vantaggio di risparmiare risorse economiche sulla archiviazione fisica della carta è forzatamente relazionato alla gestione dei locali ed agli oneri connessi, quali possono essere i costi di assicurazione, antincendio, antifurto, risorse umane, ecc..
La consultazione del documento in stoccaggio sarà resa possibile in tempi brevissimi, talvolta ancor più brevi rispetto al tempo in cui il documento era disponibile presso i locali del cliente. Sarà infatti possibile definire due tipi di interventi urgenti: o attraverso la consegna del documento in originale, o attraverso l’invio telematico dello stesso, il tutto a discrezione del cliente, che comunque rimane a tutti gli effetti il proprietario di tutta la documentazione.
E’ possibile usufruire dei servizi di stoccaggio anche senza effettuare la digitalizzazione.