Il processo di cartellinatura consiste nella numerazione/riconteggio progressivo, page to page, della documentazione cartacea. Vale a dire che tutte le pagine di un intera serie archivistica, verranno manualmente contate, contrassegnate e collegate tra loro attraverso una etichetta identificativa applicata sul frontespizio di ogni relativa unità archivistica di appartenenza. In tale etichetta saranno riportati i codici identificativi prodotti, come il numero id progressivo, il numero dei fotogrammi, la data di cartellinatura e di scansione, ecc. . Se necessario è possibile stampare anche il codice a barre. Tutto ciò avviene parallelamente alla compilazione di un registro di serie (sottoscritto dal laboratorio di riproduzione e dal responsabile rappresentante ufficiale della committente), all’interno del quale vengono registrati in progressione tutti i riferimenti codificati per ogni unità archivistiche, al fine di stabilire una connessione tra il registro stesso, il materiale cartaceo, ed anche la medesima copia digitalizzata. Queste operazioni sono obbligatorie per quanto concerne documenti sensibili, quali possono essere per esempio le Cartelle Cliniche.
Questo processo è solitamente preceduto da un lavoro di normalizzazione (detto anche preparazione). Consiste in una serie di operazioni durante il quale il cartaceo sarà liberato da eventuali imperfezioni (avvallamenti, piegature ecc.), e da corpi estranei o comunque ostativi (punti metallici, campioni, graffette, elastici, segnalibri, documenti estranei, ecc.). Al fine di ottenere una più alta qualità dei fotogrammi prodotti in fase di eventuale scansione, è prevista, in presenza di registri rilegati, la possibilità opzionale di effettuare la sfascicolazione o la schiodatura degli stessi. Tali operazioni avvengono contestualmente alla fase di riordino in sequenza logica delle serie archivistiche (per esempio, riordino cronologico e numerico, e comunque seguendo le disposizioni preventivamente concordate con il cliente proprietario della documentazioni). E’ anche la fase in cui ai documenti padre saranno allegati i documenti esterni di pertinenza, ed in cui tutto il non necessario sarà finalmente eliminato (scarto).
Questo processo preparativo ha il fine di rendere la documentazione fruibile, completa e quindi attendibile.
Specifiche tecniche del servizio
- Prelievo e trasporto della documentazione a carico dell’Appaltante (nei casi in cui il servizio è svolto presso locali esterni alla committente). Il materiale trasportato e depositato presso i laboratori Datadisc.it è garantito e assicurato durante tutta la durata del contratto;
- Posizionamento progressivo page to page;
- Estrazione corpi estranei;
- Scarto documentazione ininfluente e/o obsoleta;
- Etichettatura codice a barre indelebile;
- Riordino sequenziale unità archivistiche;
- Riposizionamento presso i locali della committente.
