Datadisc.it

CONSULTAZIONE IMMEDIATA ATTRAVERSO IL DATA ENTRY, L’ OCR E I DATABASE

Uno dei numerosi vantaggi che l’informatica offre nel mondo della digitalizzazione degli archivi è sicuramente l’enorme quantità di spazio che un hard disk può contenere. Oggi, una azienda di medie dimensioni riesce ad archiviare i suoi documenti in un paio di dischi da 1000 Gb.

Nell’ambito della conservazione di documenti digitalizzati, disporre di tante informazioni all’interno di un Hard Disc non serve a molto se non si ha la possibilità di tirar fuori da un archivio così grande un singolo documento in pochi secondi. Ciò è possibile attraverso i software di supporto che Datadisc.it ha sviluppato e contestualizzato parallelamente ai processi di fotoriproduzione. Il vero vantaggio pertanto è di raggiungere quasi istantaneamente il documento di cui si necessita, senza spostarsi dalla scrivania e consultarlo, salvarne una copia, stamparlo, inviarlo o modificarlo subito: un vantaggio di cui non poter fare a meno.

DataIndex© e DataEasy© rappresentano due esempi di come Datadisc.it abbia saputo interpretare tali aspettative, offrendo con semplicità ed intuizione le giuste soluzioni alle tipiche esigenze aziendali. Ideati sulla base di approfonditi studi ed indagini che hanno visto coinvolto in primo piano le problematiche tipiche della clientela, e grazie ad una considerevole esperienza pluriennale sulle tematiche legate alla difficoltà di conservazione, tutela e consultazione nel tempo del documento, DataIndex e DataEasy rappresentano nelle loro funzionalità l’espressione della concezione secondo cui un archivio carteceo può essere valorizzato e sfruttato a dovere. In essi sono racchiuse tutte le funzionalità indispensabili per la gestione di centinaia di migliaia di documenti.

Il presente, vede sempre più aziende pubbliche e private, confrontarsi con il rischio di dover fronteggiare problematiche di natura fisica, ambientale e funzionale:

Fisica: nel caso di archivi consistenti, spesso i luoghi adibiti alla conservazione dei documenti si rivelano obsoleti e limitati, in quanto non più in grado di contenere tutta la documentazione prodotta. Generalmente ciò causa anche disarmonia nella collocazione e disposizione dei volumi, dei faldoni, ecc., creando in molti casi la classica confusione;

Ambientale: non sempre i luoghi adibiti alla conservazione sono allestiti in modo da tutelare il materiale archiviato, che viene quindi sottoposto al rischio incidenti o calamità naturali (allagamenti, incendi, umidità, ecc.). Numerosissimi gli episodi ufficialmente conosciuti, non ultimo il terremoto nella città dell’Aquila avvenuto 2009, che ha prodotto gravi lesioni alla Biblioteca Comunale e all’Archivio Comunale;

Funzionale: spesso ci si ritrova a dover gestire decine di metri di scaffalature ricolme di documenti, volumi, faldoni, da dover consultare manualmente. Ciò diventa un’attività abbastanza complicata, soprattutto se ci si trova a gestire un archivio dalle grandi dimensioni e per di più disordinato. Spesso la ricerca non ha esito positivo in quanto lo stesso archivista (laddove presente come figura professionale), non dispone dei mezzi necessari, o comunque occorrono giorni o settimane prima di ottenere l’informazione ricercata. Inoltre non sono rari i casi in cui si registra la perdita di documenti causa atti di incuria, superficialità o addirittura furti: pensiamo alle strutture pubbliche che per qualche motivo sono state sottoposte alla disponibilità nei confronti di progetti terzi o ricerche universitarie, con il coinvolgimento di numerosi soggetti esterni (pensiamo per esempio al ritaglio furtivo di porzioni di documenti, come la foto storica contenuta in una testata di giornale). In questi casi, nella maggior parte, la perdita delle informazioni viene rilevata anche a distanza di anni, ed è irreparabile.

Dataindex e DataEasy sono stati concepiti sulla base alle argomentazioni fin qui citate. Le caratteristiche offerte da questi sw consentono i seguenti vantaggi:

• Tutela e conservazione permanente della collezione cartacea;
• Possibilità di valorizzare e sfruttare in maniera adeguata il patrimonio archivistico;
• Eccellente velocità nella reperibilità delle informazioni *;
• Semplicità di utilizzo dell’archivio digitale, anche per utenti poco esperti;
• Condivisione intranet aziendale dell’Archivio Digitale;
• La possibilità di utilizzare i fotogrammi per realizzare una piattaforma on-line a pagamento per utenti esterni.

* Per informazioni non si intende semplicemente la reperibilità del singolo documento ricercato, ma anche di una sola parola all’interno di un testo articolato che compone il documento stesso, relativo ad un archivio comprendente per esempio cento anni o più di informazioni.

La gestione di migliaia di pagine da convertire in digitale comporta un importante dispendio di risorse umane, ampi spazi idonei alla realizzazione dei vari flussi di lavoro tra loro coordinati, nonché di una struttura hardware complessa ed altamente specializzata.

DataIndex è il risultato di una serie di processi, eseguiti in relazione ad un rigoroso standard organizzativo. Il software è stato concepito sulla base del riconoscimento ottico dei caratteri dattiloscritti (OCR full text), dando risalto alla velocità della ricerca, alla possibilità di salvare, stampare o inviare i documenti via e-mail, ed alla facilità di utilizzo, per agevolare l’utente meno esperto. E’ indicato per la consultazione di prodotti editoriali digitalizzati, o comunque di documenti sui quali il reperimento di singole parti di testo è essenziale alla funzione dello stesso.

DataEasy è invece la miglior risposta per consentire la reperibilità immediata di documenti archiviati in serie sulla base di determinate chiavi di ricerca prestabilite, e quindi semplicemente indicizzati in base alla categoria di pertinenza, come possono essere le cartelle cliniche o i documenti contabili, le mappe e molto altro. L’indicizzazione (Dataentry), di migliaia di documenti e la battitura a mano di milioni di caratteri rientra nelle competenze della nostra azienda. Il cliente dovrà solo usufruirà del suo archivio, senza più attendere.

Data entry e riconoscimento ocr sono applicabili anche su dati nativi elettronici direttamente forniti dal possessore. 

SOLUZIONI HARDWARE

Per il cliente più esigente e comunque in tutti i casi in cui la portata delle informazioni è tale da richiederlo, i nostri esperti sapranno proporre le migliori soluzioni hardware atte a garantire la più adeguata condivisione (per esempio in “multiutenza”), la privacy e la sicurezza delle informazioni che dovranno essere consultate e adoperate, per poter sfruttare al meglio i vantaggi dell’archivio digitalizzato.

Pensiamo ai casi in cui per esempio la fornitura di un server dedicato o di workstation personalizzate si rendano necessarie per la condivisione delle informazioni da più postazioni sparse all’interno della struttura aziendale. Ma pensiamo anche ai casi in cui il cliente decida di affidarsi a Datadisc.it per garantirsi nel tempo le funzionalità del comparto hardware che si va a costituire. Datadisc.it prevede infatti dei vantaggiosi contratti di assistenza annuali o triennali, che permettono al cliente di evitare brutte sorprese e dormire sonni tranquilli. Tutto ciò a prescindere dalla copia di sicurezza delle immagini sorgenti generate in fase di scansione, per un rapporto continuativo nel tempo in cui le aziende affidano a Datadisc.it la prevenzione sulla obsolescenza dei file e del proprio patrimonio informatico.