Documenti Ospedalieri: Cartelle Cliniche
Negli ultimi anni, la legislazione italiana ha compiuto significativi passi avanti sul tema della digitalizzazione in ambito ospedaliero, riconoscendo a monte le potenzialità della gestione informatizzata delle cartelle cliniche e dei documenti sanitari in genere.
Ma che differenza c’è tra la cartella clinica digitale di oggi, rispetto alle cartelle cliniche cartacee di ieri? Nessuna, considerando che per entrambe vige l’obbligo di conservazione perpetua.
Se però, malauguratamente, una o più cartelle dovessero andare perse, si incorre in situazioni ingestibili, e di certo non trascurabili. Fortunatamente, è possibile sfruttare i vantaggi della digitalizzazione anche per cartelle pregresse, che di certo in quanto ad importanza non hanno nulla di diverso dalle “cugine moderne”.
Conosciamo i disagi, i rischi ed i costi che le strutture sanitarie devono sostenere per mantenere a regime la tutela delle informazioni sensibili custodite all’interno della cartella clinica sanitaria cartacea. Siamo pertanto in grado di operare l’acquisizione ottica di tutto il materiale, e 
contemporaneamente di restituire un database indicizzato che permetta, attraverso un software da noi stessi realizzato e fornito, la consultazione digitale e immediata delle informazioni, con annessa stampa e condivisione. In tal modo il cartaceo non sarà più maneggiato. Inoltre, al cliente è offerta la possibilità di usufruire del servizio di Stoccaggio esterno della documentazione cartacea, presso i depositi Datadisc.it.
Ma come funziona? Il cliente affida il proprio materiale cartaceo in scaglioni suddivisi in singoli o più anni. Datadisc.it provvede al prelievo della documentazione da trattare presso i propri laboratori. Nel caso in cui la struttura sanitaria dovesse aver bisogno di un documento non ancora digitalizzato, questi sarà riconsegnato in originale o in digitale, entro 24/48 ore dalla richiesta, a seconda delle esigenze del cliente.
Successivamente al prelievo, il trattamento prevede:
- normalizzazione (spillatura, sgraffettatura, sfascicolazione);
- cartellinatura page to page;
- scansione formato pagina tiff/jpg convertibile in cartella pdf, con modulo ADF e/o lastra piana;
- compilazione registro di serie che certifichi la corrispondenza tra il cartaceo ed il digitale;
- indicizzazione manuale e automatica delle chiavi di ricerca richieste dal cliente;
- elaborazione archivio autoreferente “DataEasy®” per la consultazione elettronica, con licenza gratuita e senza scadenza (il cliente rimane l’unico proprietario dei dati);
- applicazione Firma Digitale e Marca Temporale;
- masterizzazione su DVD o riversaggio su HD o PC.
Finalità:
Una volta effettuato il lavoro, il proprietario dei contenuti avrà a disposizione un database completo dei dati. Ciò consentirà la consultazione immediata delle informazioni, interrogando il sw con le chiavi di ricerca di cui si dispone, come il numero SDO o il nominativo del paziente, la data di ricovero o il reparto. Salvataggio e stampa delle informazioni saranno le classiche funzioni disponibili: il cartaceo rimane al sicuro in deposito.
Vantaggi:
Creazione di un Database di dati e immagini che garantisca:
- annullamento dei tempi di ricerca della cartella clinica;
- riordino del cartaceo con evidenza di eventuali criticità (mancanze, doppioni o deterioramenti);
- possibilità di esternalizzare l’archivio cartaceo in depositi esterni, con abbattimento dei costi di gestione dei locali (vedi Stoccaggio);
- possibilità di consegna elettronica al paziente che richiede copia della documentazione;
- tutela del cartaceo e copia di sicurezza.
Per richiedere informazioni, contattaci o compila il modulo on-line.