Per acquisizione ottica dei documenti si intende quel processo di lavorazione attraverso il quale ogni singolo documento cartaceo o micrografico viene convertito in digitale tramite l’ausilio di scanner professionali, capaci di gestire e trattare grandi quantitativi di materiale. Il primo vantaggio di questa trasformazione consiste certamente nella possibilità di poter archiviare e mettere in sicurezza il documento elettronico all’interno di supporti ottici o su hard drive, occupando spazi irrisori rispetto al corrispondente cartaceo, ed al contempo di poter visualizzare e gestire le immagini attraverso qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone, ecc.).
Datadisc.it è dotata di tutti gli strumenti hardware e software utili al trattamento ed alla digitalizzazione di qualsiasi tipologia di documentazione, dalla singola bolla cartacea alle cartelle cliniche, passando per le grandi mappe in formato A0, giornali o riviste di qualunque formato, per finire ai supporti micrografici (microfilm e microfiche). Gli investimenti effettuati negli ultimi anni hanno posto la nostra
azienda nelle condizioni di poter accettare qualunque sfida, riuscendo ad offrire un servizio di alto livello qualitativo. Le aziende che usufruiscono della digitalizzazione, non acquistano solo un servizio, bensì realizzano un investimento: ciò significa che esse possono dotarsi di quegli strumenti informatizzati utili a ridurre determinati costi aziendali. L’effetto è talvolta visibile nel tempo, ma in altri casi immediato: ciò accade quando l’azienda che avvia la conversione digitale decida di avvalersi dello Stoccaggio o di procedere alla Dematerializzazione. Inoltre Datadisc.it prevede formule di intervento personalizzate, in base alle dinamiche interne a ciascuna azienda che sia interessata ad intraprendere il percorso delle digitalizzazione. Percorso che è possibile scaglionare nel tempo, suddividendo quantitativi predeterminati di materiale da avviare alla conversione. Pertanto, non è insolito che la conversione di un archivio venga scaglionata in blocchi (su base mensile, semestrale o annuale), suddividendo il materiale in lotti diversificati per categoria, per data di riferimento, o semplicemente a discrezione del cliente. Proprio per tale motivo, i costi previsti per la digitalizzazione anche di un grande progetto, possono essere comodamente ripartiti nel tempo.
La digitalizzazione è un processo piuttosto semplice oltre che efficace, soprattutto se si guarda al risultato finale. Ma nella sua più ampia visione, è anche un lavoro articolato, corredato da processi preparatori, organizzati da un team di esperti. Tra questi citiamo il trasporto, la preparazione, la spinzatura, la schiodatura, la sfascicolazione, la catalogazione, la cartellinatura, il riordino, lo scarto, l’eventuale riposizionamento e l’inventariazione.
La scansione viene effettuata in generale su fogli sciolti, registri rilegati e microfilm, senza minare la qualità delle informazioni contenute, ed avviene utilizzando strumenti e tecniche diverse proprio per adattare il trattamento alla tipologia del supporto. Supporto che può essere di tipo recente, quindi resistente e di buona qualità, oppure antico, fragile ed in molti casi già deteriorato: tecnologia e scanner adottati saranno dunque appropriati al tipo di documento, e benché i tempi di acquisizione possano variare (considerando la stima di un archivio nella sua totalità), restituiranno comunque il medesimo risultato,
Durante la fase iniziale di analisi, il cliente viene affiancato nella scelta della risoluzione più idonea da attuare in fase di scansione e di elaborazione dei file, a seconda dell’utilizzo finale cui è destinato un archivio. Allo stesso modo egli potrà scegliere qualsiasi formato in uscita tra quelli più comunemente utilizzati (jpg, tif, pdf, ecc.), in B/N, Grey Scale o Color, ad una risoluzione che va dai 150 ai 1200 dpi. Stesso discorso vale anche per la “copia master” nel formato sorgente.
Infine, da non sottovalutare, il servizio opzionale (ultra consigliato), di data entry o riconoscimento OCR ful text, che annessi ai software di supporto resi disponibili, fanno sì che la digitalizzazione chiuda il cerchio ed apra al salto di qualità auspicato.