Con il termine “dematerializzazione“, si intende il processo di conversione di un documento cartaceo in formato digitale, finalizzato alla distruzione del materiale ed, in molti casi, alla “conservazione sostitutiva”, oggi conosciuta come conservazione digitale. E’ il processo indicato per chi vuole una soluzione definitiva all’ingombro del proprio archivio.
Generalmente, i vantaggi per cui le aziende pubbliche e private attuano tale processo, consistono nella possibilità di sfruttare gli strumenti dinamici della tecnologia digitale, e nell’opportunità di liberare drasticamente gli spazi occupati in favore della carta. Spazi che di conseguenza potranno essere utilizzati per altri fini, o di cui ci si potrà addirittura disfare: pensiamo per esempio allo sterminato numero di capannoni gestiti in affitto che la pubblica amministrazione (ma anche il privato), mantiene, solo per conservare la documentazione.
La distruzione del cartaceo, salvo le eccezioni previste dalla legge, è possibile sulla base di determinati requisiti e specifiche procedure che oggi sono riconosciute grazie ai recenti aggiornamenti del quadro normativo, il quale ha definitivamente posto un punto certo sulla assoluta parità legale tra il documento analogico o cartaceo ed il formato digitalizzato.
Lo stesso dicasi per i documenti informatici nativi. Questi, sottoposti alle specifiche tecniche della conservazione sostitutiva, vengono legalmente riconosciuti ancor prima della loro versione cartacea: la stampa potrà essere effettuata solo in caso di necessità, ed il documento potrà circolare anche via web, mantenendo tutte le caratteristiche di validità ed originalità. La conseguenza è un risparmio non da poco, oltre che la maneggevolezza nell’interscambio delle informazioni ed una maggiore sensibilità verso la tutela dell’ambiente. Gli esempi più comuni che in tal senso esprimono in vantaggio il progresso normativo, sono senza dubbio la fatturazione elettronica, entrata in vigore ormai dal 2013, e la posta elettronica certificata.
Le tecnologie essenziali, o che comunque giocano il ruolo innovativo e predominante nei processi della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva, sono la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette di rendere impossibile la modificabilità di un documento digitale, e ne attribuisce la paternità. La marca temporale consente invece di attribuire ad esso la data certa in cui è stato prodotto. La modifica di un solo bit o pixel su file marcati e firmati, comporta irreparabilmente la perdita della validità legale delle informazioni.
Tutto ciò consente alla pubblica amministrazione, di attribuire alla dematerializzazione un ruolo da protagonista anche negli standard processuali organizzativi, i quali prevedono per esempio la formazione transitoria di atti complessi, direttamente in formato digitale, agevolando le operazioni di trasmissione.
In definitiva, la dematerializzazione si fa sempre più largo da protagonista all’interno delle strategie di risparmio e di efficienza economica adottate, e nel pubblico, e nel privato, essendo questa individuata quale forma di intervento indispensabile ed irrinunciabile, non più in chiave futura, bensì in funzione di un presente che sempre più necessita di ottimizzazione di risorse come elemento determinante per competere nel mercato del lavoro e dei servizi.