Il software documentale

firefox Uno dei tanti numerosi vantaggi che l'informatica mette a disposizione per la Digitalizzazione dei documenti è la quantità di spazio che un hard disk può contenere. Una azienda di medie dimensioni riesce ad archiviare i suoi documenti in un paio di dischi da 1000 Giga e a volte anche su hard disk meno capienti.

Ma il vero vantaggio è di avere a disposizione istantaneamente il documento che cerchiamo e senza muoverci dalla scrivania e stamparlo subito, questo è davvero un vantaggio enorme.

Insomma questo risparmio in termini di servizio fornito è davvero straordinario: immaginate di dover recuperare un documento di 2 anni prima, dall'archivio cartaceo della vostra azienda. Potrebbe volerci un'ora o anche di più del tempo di un vostro impiegato (o peggio ancora del vostro tempo). Tempo che sottraete ad altre attività produttive, che potete impiegare in maniera molto più proficua!

Ecco, nel giro di pochi secondi, l'archiviazione documentale vi presenta sullo schermo esattamente il documnento che vi serve.

Outsourcing archivistico

firefox Per outsourcing archivistico si intende il processo di esternalizzazione (outsourcing) parziale o completo a una ditta specializzata (esterna) per l'organizzazione e la gestione di un settore della propria attività, in questo caso l'archivio, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio.

I vantaggi derivanti possono essere rappresentati come segue:


  • assenza di investimenti strutturali ed infrastrutturali inerenti sia la disponibilità di locali sia di adeguati impianti per la sicurezza degli stessi
  • possibilità di riconversione del personale attualmente impegnato nell'esecuzione delle normali operatività connesse alla gestione dell'archivio
  • possibilità di riconversione dei locali attualmente adibiti alla conservazione del patrimonio documentale verso destinazioni a maggior valore aggiunto
  • possibilità di demandare all'outsourcer la gestione del sistema informatico di supporto all'archiviazione
  • possibilità di spostare sull'outsourcer la responsabilità circa la definizione e l'applicazione delle procedure che regolano l'adozione delle norme di sicurezza dei luoghi di lavoro e la tutela della riservatezza dei dati contenuti nei documenti (cfr. d. lgs. 626/1994 e 196/2003).